擬定每天行程計劃：讓妳比別人悠哉的工作時間分配術

妳知道自己每天花多少時間在工作上嗎？有沒有不足或超過？當別人下班打卡，男友在樓下等著一起吃晚餐的時候，為何妳卻是在關燈的辦公室裡繼續奮戰？總是無法把工作按時完成，真的是工作多，或者其實是妳在時間管理上出了大問題？正確擬定每天的工作計劃，能挽救妳剩餘的下班時間，讓「我先走囉，大家加油」這句台詞重新回到妳的生活中。

 

 

每天更新、記錄的計畫   當每月、每週的預定計畫決定之後，每天的行程也就跟著底定了。每天的預定計畫和中、長期的行程計畫不一樣，會隨著工作的進展狀況，每天都會有變化。今天該做的工作如果沒有做完，隔天就得以最優先的順序將該工作處理完。在離開公司之前，要確認「今天沒做完的工作」「明天應該要做的工作」「今天遭到變更的預定計畫」，將隔天的工作內容和順序列出清單。此外，為了將1整天下來的工作做個回顧，也要把今天所執行的工作做全盤的掌握。只要將每天的行程計畫明確地寫在手冊上，這時候就派得上用場了。      前一天就決定明天應該要做的事情   離開公司之前要確認今天把哪個工作推動到什麼程度，以決定明天的計畫。如此一來，隔天就不用去思考「從哪件事情做起」，可以立刻就順暢地開始工作。         離開公司之前   □ 今天沒做完的事情在隔天要列為最優先順序執行   □ 掌握當月、當週應該做的工作推動到什麼程度，萬一進度延遲，就要重新審視隔天的行程計畫 ➠ 進公司後   □ 根據前一天就決定的行程計畫，可以立刻開始工作   □ 工作上不會產生漏失        實施時間管理的行程計畫的寫法   想要有效率地推動工作，就必須擬定適當的、不浪費時間的預定計畫，以有效地使用時間。本文將介紹如何使用適合做時間管理的垂直型版面手冊，以有效率地書寫行程計畫。            擬定有效率的 1 日計畫的方法   與其按照順序完成工作，不如將外出計畫整合於1天當中，或者在可以集中精神的時間帶裡進行重要的工作，如此一來，便可以節省許多時間。     ◼ 掌握集中力高的時間帶   決定1天的行程計畫時，事先掌握自己可以集中精神的時間帶會比較理想。只要在這個時間帶裡從事比較重要或緊急度高的工作，工作的品質和效率也會跟著提升。   最可以集中精神的時間   □ 有個人的差異，但是上午的時間帶，腦袋通常都比較清楚，多半可以集中精神 □ 在可以集中精神的時間帶裡，儘量避免安排約會活動，專心從事重要度、緊急度高的工作 □ 就算出現問題，也可以在下午的時間帶做處理           外出或商談的時間   □ 從事外出或商談的活動，在心情上和上午的工作做個轉換 □ 外出時同時整合一個以上的事項，縮短移動的時間 □ 決定外出的日子和坐辦公室的日子，讓工作有個順暢的節奏             第二個能夠集中精神的時間   □ 讓今天該做的工作做個結束 □ 針對明天的工作進行準備或情報收集的工作 □ 製作明天的 ToDo 清單           ◼ 有效使用空白時間   在決定 1 天的行程計畫時，在工作與工作之間要空出一段空白的時間。如此一來，就算會議延遲了，也不會影響到後面的計畫。此外，一旦有突發性的工作進來時，也可以利用這段空白的時間加以處理。     設定空白時間的理由 ➡ ➡ ➡   □ 萬一會議或商談延遲時，後面的預定計畫也不會錯亂   □ 可以即時處理預定外的問題或插進來的工作       ◼ 利用空白時間執行的工作 打電話或傳送郵件等   打電話決定約會或回覆郵件、傳真等可以利用這個空白時間整合進行。     收集情報或轉換心情   也可以利用空白時間從事新企劃的情報收集或轉換心情，以準備迎接下個工作。   公司內部的商談   利用空白時間從事部門內部的商討等容易調整時日的預定計畫，就不用變更其他的預定計畫。   穿插進來的工作   利用空白時間處理事前沒有決定的突發性工作，就不會造成其他工作的

EDIT：Zanor Li

DATA / PHOTO :  大田出版社授權轉錄 <圖解整理術：工作上85％的錯誤可以靠整理術解決！>

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